Ochrana osobných údajov v aplikácii Klientel

Kto údaje spracúva

Službu prevádzkuje Martin Valovič, IČO 57928487, Krátka ulica 353/2, 900 51 Zohor, zapísaný v živnostenskom registri Okresného úradu Malacky pod č. 120-31700. Vo všetkých otázkach k osobným údajom píšte na martin@klientel.cz.

Klientel je prevádzkovateľom údajov používateľov aplikácie, teda majiteľov firiem a ich zamestnancov. Prevádzkovateľom je tiež pri fakturácii, bezpečnostných záznamoch a údajoch návštevníkov webu klientel.sk vrátane žiadostí o ukážku.

Pri údajoch zákazníkov vašej firmy (hovory, kontakty, zákazky, fotky a správy) ste prevádzkovateľom vy a Klientel je sprostredkovateľom. Spracúva ich len podľa vašich pokynov a podľa Zmluvy o spracúvaní osobných údajov, ktorú firma uzatvára spolu s obchodnými podmienkami.

Aké údaje spracúvame

Podľa toho, ako službu používate, ide o tieto údaje.

• Účet. Meno, e-mail, telefón, rola vo firme, jazyk a technické údaje prihlásenia.
• Zariadenie. Token na oznámenia od Applu alebo Googlu, typ zariadenia a verzia aplikácie.
• Zákazníci vašej firmy. Meno, telefón, e-mail, adresa, poznámky, fotky a história zákaziek, ktoré do aplikácie vložíte alebo ktoré vznikli pri hovore či cez odkaz od asistenta.
• Hovory. Číslo volajúceho, čas a dĺžka hovoru, zvuková nahrávka, prepis a zhrnutie.
• Termíny a správy. Navrhnuté a potvrdené termíny a záznamy o odoslaných SMS a e-mailoch vrátane prosieb o recenziu.
• Fakturácia. Meno, firma, IČO, fakturačná adresa, e-mail, telefón a história platieb. Kartu zadávate priamo v Stripe a jej číslo nevidíme.
• Prevádzkové záznamy. Kto čo kedy v účte urobil, kvôli bezpečnosti.
• Podpora. Správy, ktoré nám pošlete.

Aplikácia vás nesleduje a neobsahuje reklamné ani analytické nástroje.

Prečo údaje spracúvame

Údaje spracúvame len na tieto účely.

• Prevádzka účtu a služby, teda prihlásenie, zobrazenie hovorov, termínov a zákazníkov a odosielanie oznámení a správ. Právnym základom je plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR).
• Podpora a komunikácia s vami o službe. Právnym základom je tiež plnenie zmluvy. Reklamné e-maily používateľom aplikácie neposielame.
• Bezpečnosť, ochrana proti zneužitiu a zlepšovanie služby. Právnym základom je náš oprávnený záujem na bezpečnej a funkčnej prevádzke (čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR).
• Faktúry a účtovníctvo. Právnym základom je zákonná povinnosť (čl. 6 ods. 1 písm. c GDPR).
• Prosba o recenziu po dokončenej zákazke. Je v predvolenom nastavení zapnutá a firma ju v aplikácii môže vypnúť. Zákazník ju po dokončenej zákazke dostane SMS alebo e-mailom, najviac raz za 90 dní, bez ohľadu na to, ako bol so zákazkou spokojný. Prevádzkovateľom je firma. Opiera sa o svoj oprávnený záujem osloviť svojich existujúcich zákazníkov (na Slovensku § 116 ods. 15 zákona č. 452/2021 Z. z., v Česku § 7 ods. 3 zákona č. 480/2004 Sb.). Správa je označená ako obchodné oznámenie a uvádza odosielateľa, teda firmu. Slovenský text začína slovami „Obchodné oznámenie“ a e-mail končí názvom firmy a jej údajmi, ak ich firma vyplnila v nastavení. Každá správa hovorí, ako ďalšie správy zastaviť. Pri SMS z českého alebo britského čísla stačí odpovedať STOP, pri jednosmernej slovenskej SMS firme zavolať a pri e-maile naň odpovedať.
• Nahrávanie hovorov s asistentom. O nahrávaní rozhoduje firma, ktorej zákazník volá. Opiera sa o svoj oprávnený záujem mať presný záznam toho, čo si zákazník objednal (čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR). Klientel nahrávku robí za ňu ako sprostredkovateľ.
• Kto volajúceho informuje. Asistent na začiatku každého hovoru povie, že je AI asistent firmy a že sa hovor nahráva. Firma o nahrávaní informuje tiež vo svojich zásadách ochrany osobných údajov.

Kto má k údajom prístup

Používame dodávateľov, bez ktorých by služba nefungovala. Údaje nikomu nepredávame. Zoznam je nižšie.

Dodávatelia

Príjemca, ktorý nie je náš sprostredkovateľ

Adresu zákazky vyhľadáva a čas jazdy medzi zákazkami počíta Mapy.com, ktoré prevádzkuje česká akciová spoločnosť Seznam.cz. Seznam.cz dostane súradnice zákaziek a adresu, ktorú volajúci povie. Podľa časti 7 podmienok svojho API je pri týchto údajoch vlastným prevádzkovateľom a nie je naším sprostredkovateľom. Do tretej krajiny ich od nás nedostáva.

Prenos údajov mimo EÚ

Údaje služby sú uložené v EÚ (Supabase vo Frankfurte). Adresy a časy jazdy počíta Seznam.cz v Česku. Niektorí dodávatelia však spracúvajú údaje v USA alebo inde mimo EÚ. Prenos sa u nich opiera o tieto záruky.

• Twilio, Resend, Netlify, Google a Stripe sú certifikovaní v rámci EÚ-USA na ochranu osobných údajov (EU-U.S. Data Privacy Framework).
• Eleven Labs Inc. je zapísaná v rámci EÚ-USA na ochranu osobných údajov (EU-U.S. Data Privacy Framework) vrátane britského rozšírenia. Stav sme overili 1. 11. 2026 na dataprivacyframework.gov. Zmluva o spracúvaní má navyše štandardné zmluvné doložky Európskej komisie.
• Apple zabezpečuje oznámenia pre EHP a Spojené kráľovstvo cez spoločnosť Apple Distribution International Ltd (Írsko). Prenos sa opiera o štandardné zmluvné doložky Európskej komisie. Apple nie je zapísaný v rámci EÚ-USA.
• Zmluvnou stranou Supabase je Supabase Pte. Ltd. (Singapur). Je aj príjemcom údajov podľa štandardných zmluvných doložiek. Naše údaje sú uložené vo Frankfurte (eu-central-1). Prístup jeho podpory a dodávateľov mimo EÚ sa opiera o doložky (moduly 2 a 3) a britský dodatok (UK Addendum) podľa jeho zmluvy o spracúvaní vo verzii z 1. 8. 2026. Supabase nie je zapísaný v rámci EÚ-USA.
• E-maily odosielame cez službu Resend. Odosielanie, účet aj záznamy o odoslaných e-mailoch sú v USA.
• Telegram používame len ako voliteľný kanál. Prevádzkuje ho Telegram Messenger Inc. mimo EHP a vo svojich zásadách neuvádza štát. Podľa týchto zásad ukladá údaje z EHP a Spojeného kráľovstva v Holandsku a spoločnosti svojej skupiny na Britských Panenských ostrovoch a v Dubaji kryje štandardnými zmluvnými doložkami. Vývojárom botov však zmluvu o spracúvaní ani štandardné doložky neponúka. Posielame tam len upozornenia majiteľovi a náhľady správ na nastavenie služby. Upozornenie ide do chatu, ktorý firma určila, s úplným menom, telefónom a adresou zákazníka. Náhľady správ pre Klientel majú telefóny a e-maily zamaskované, meno a adresa zostávajú viditeľné. Firma môže Telegram kedykoľvek vypnúť, stačí napísať na martin@klientel.cz.

Ako dlho údaje uchovávame

• Údaje účtu a firmy uchovávame po dobu, kým účet existuje.
• Zvuková nahrávka hovoru a záznam hovoru v ElevenLabs vrátane úplného prepisu sa zmažú 30 dní po hovore.
• Zhrnutie hovoru (čo zákazník potreboval, adresa, dohodnutý termín a výsledok) a prepis hovoru uložíme hneď po hovore k zákazníkovi v aplikácii. Zostávajú tam, kým firma zákazníka nezmaže alebo nezruší účet.
• Upozornenia e-mailom obsahujú zhrnutie hovoru. V schránke firmy zostávajú pod jej kontrolou a Klientel ich zmazať nemôže.
• Fotky, ktoré zákazník pošle cez odkaz od asistenta, sa zmažú 90 dní po nahraní.
• Zmazaný zákazník zmizne z aplikácie hneď. Po 30 dňoch ho natrvalo zmažeme spolu s jeho hovormi, poznámkami, fotkami a správami.
• Keď zmažete účet, prihlásenie zrušíme hneď. Ak ste jediný majiteľ firmy, účet firmy vrátane zákazníkov, hovorov, nahrávok a fotiek natrvalo zmažeme po 30 dňoch.
• Zálohy databázy sa uchovávajú 7 dní. Zmazané údaje z nich zmiznú najneskôr 7 dní po trvalom zmazaní.
• Faktúry a účtovné doklady uchovávame 10 rokov podľa § 35 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve.
• Bezpečnostné záznamy (kto čo kedy v účte urobil) sa nedajú upraviť a zostávajú aj po zmazaní účtu. Obsahujú hlavne interné identifikátory, druh akcie a čas. Uchovávame ich 12 mesiacov a potom ich zmažeme.

Vaše práva

Máte právo na prístup k svojim údajom, na ich opravu a vymazanie, na obmedzenie spracúvania a na prenosnosť. Proti spracúvaniu z nášho oprávneného záujmu môžete namietať. Kde spracúvanie stojí na súhlase, môžete súhlas kedykoľvek odvolať.

Napíšte na martin@klientel.cz. Odpovieme najneskôr do mesiaca. Účet zmažete sami v aplikácii v Nastaveniach alebo na stránke Zmazanie účtu.

Ak ste zákazníkom firmy, ktorá Klientel používa, prevádzkovateľom vašich údajov je táto firma. Obráťte sa najprv na ňu. Pomôžeme jej vašu žiadosť vybaviť. Keď napíšete nám, žiadosť odovzdáme firme.

Sťažnosť môžete podať na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (dataprotection.gov.sk). Je to náš hlavný dozorný úrad, pretože Klientel je registrovaný na Slovensku. Obrátiť sa môžete tiež na úrad v štáte, kde bývate alebo pracujete. V Česku je to Úřad pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz).

Zmeny

Keď tento text zmeníme, zverejníme novú verziu na tejto stránke.